【業務効率化】事例から見る真似したいアイデア2つと今すぐ取り組みたい効率アップのための6つの方法をご紹介！

業務効率化について考えたことはありますか？今の職場や業務に対して、なんとなく無駄だなと思っていることがあるのなら、業務効率化を真剣に考えるときが気のかもしれません。こちらでは、今すぐマネしたい業務効率化の事例2つと、業務効率化を図るための6つの方法をご紹介します。業務効率化を考えているのならどうぞごらんください。

業務効率化を意識していますか？

業務効率化という言葉。なんとなくわかった気になっていませんか？ところが、上司に「業務効率化を図れるようにアイデアを出すように」などと指示をもらい、そこでふと「業務効率化とは？」と疑問に思う人もいるでしょう。

業務効率化とは、無駄な業務をなくし業務の効率を図ることです。無駄な業務と聴いて、「ああ！あるある」とすぐに思い浮かぶ人は、業務効率化の為のアイデアがすでに浮かんでいるので後は改善にむけて着手するだけです。

会社設立から長い時を経れば経るほど、時代の流れを経験することになります。最初は決して無駄ではなかった業務も、IT化が進み、時代が変われば古臭く、形だけになってしまっているというともあるでしょう。それらのことに留意して、業務効率化を図ってみましょう。

こちらでは、今すぐマネできる業務効率化の2つの事例や業務効率化を図るための6つの方法をご紹介いたします。こちらの記事が、あなたの業務に役立つことを願っています。
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今すぐできる業務効率化事例2つ
業務効率化のアイデア事例を知れば、自身の業務にカスタムすることができるかもしれません。そういった点でも他社で取り入れられている業務効率化事例を知ることは大切なことです。こちらでは職種に関わらずどの会社にも役立ち、簡単に取り組める業務効率化の事例を2つご紹介いたします。
現場の社員からアイデアを募る

会社によっては、社員自らの意識を高めるために業務効率化のアイデアを常に募集しているところもあります。社員一人ひとりが気づいたアイデアを提案するだけで、1件につき300円程度の報奨金が出る場合もあります。ひと月20件ほどまでは報奨金の対象となります。

業務効率化と言っても、決して難しいものではなく、「節電の為にお手洗いの便座の蓋を閉めよう」「お昼休みはしっかりと休息をとるためにも、PCの電源をオフもしくはスリープ状態にして、フロアの照明も落とそう」などと言った簡単なものでもいいのです。

最初は月6,000円のお小遣い稼ぎ目当ての軽い気持ちでも、月に20件ものアイデアを出し続ければ、自然と業務効率化を図るためにどうすればいいのかと常に考えることになります。業務効率化によって会社の利益は当然上がるはずなので、社員一人ひとりの意識レベルを上げるために、一人当たり月6,000円は安いものではないでしょうか。

社員が上司からの指示で動くだけではなく、自発的に業務効率化に取り組んだり、興味を持ったりするように図ることで、社員の業務効率化に対する認識を高めることに繋がります。社員一人ひとりの意識レベルを上げることが一番の業務効率化になるのではないでしょうか？
備品の置き場所を全員がわかるように徹底する

ささやかな改善にみられるかもしれませんが、備品の置き場所を全員がわかるように徹底することも大切なことです。物を探す時間は業務にとって一番の無駄ではないでしょうか？もちろん、どの会社でも備品の置き場所はある程度決まっていると思います。

それを管理する人は、そのものの置き場所を知っているでしょうし、それを使う人もその備品の置き場所を大体は知っているでしょう。でも、“大体知っている”ではいけないのです。持ち出すことはできても、返す時に、持ち出した場所付近の適当な場所になってしまうからです。

同じ棚でも違う段に置けば、探す方は手間がかかります。また、その棚が乱雑になっていれば一目で探し当てることは難しいでしょう。そうなると、借りる人も探すというて手間をとられ、さらにはわからないので、備品を管理する人に聞くはめになります。

聞かれた方も業務の手を止めて棚までやってきて探し、一つ下の段に埋もれている備品を探し当てて渡すという手間がかかるのです。これはほんの一例ですが、備品の置き場所を徹底的に固定すればこのような手間はかかりません。

とある会社では備品の置き場所を明確にするために、置く場所にその備品と同じ形の枠を書き込み、きっちりと置くように徹底したそうです。そうすることによって、1cmのずれもない状態で備品が管理されるようになりました。

返す時も枠に合わせて置くことになるので、適当な場所に返すことはありません。探している備品を誰かが使っていればであれば、枠だけが見えるので使用中であることは一目瞭然です。もちろん棚が乱雑になることもありません。

備品を置く場所をこのように工夫するだけで、探す手間や管理担当者が質問される手間がなくなり業務効率化を成功させた会社があります。費用もかからずそれほど手間もかからない。すぐに取り組める方法なので是非取り入れたい事例ですね。
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業務効率化を図るため6つの方法
業務効率化を図るにはどのような手法があるのでしょうか？こちらでは業務効率化を図るための6つの方法をご紹介いたします。
1．社長と社員が一丸となって取り組むべし！

業務効率化を図るなら、なんといっても社長以下すべての社員が一丸となって行うべきです。会社が問題に取り組むときに、社員全員が問題意識を認識していないことはままあります。

経営に携わる人たちだけが、どれだけ真剣に取り組んでいても、実際に現場を動かすのは社員なのです。経営者にどれだけ業務効率化の意思があったとしても、社員の意識レベルが低ければ、スムーズに業務効率化を図ることはできません。

現場の社員が、業務効率化の利点をよく理解し、自分達のためになると本心から思って業務効率化に取り組めば、多少の苦労は乗り越えられるでしょう。「誰かがやればいい」「指示が出れば手を付けよう」などと思っている社員がいる間は、業務効率化は難しいのです。
2．まずは徹底的に無駄を洗い出せ！

業務効率化を図るためには、無駄な業務を徹底的に洗い出すことが必要です。会社も長く経営を続けていると、今となっては形ばかりの業務で、だれが何に使っているのか、どんな時に必要なのか誰も知らないわからないという業務をしていることもあります。

また、IT化が進むにつれ、今までのやり方よりも、もっと簡単で早くできる方法があるかもしれません。無駄を洗い出すためには、今個人個人がもっている業務すべてを、客観的な目線で見直す必要があります。慣れてしまっていると気付かない無駄でも、他人からすると無駄に見えることはたくさんあるのです。

また、これらの無駄に気づきやすいのは、現場の新人や転職組です。入ったばかりの会社で疑問を持ったとしても、上司に「やれ」と言われたら断るのは難しいでしょう。

徹底的に無駄を洗い出すには、せっかくの新鮮な思考や目線を無駄にしない工夫が必要です。立場にかかわらず業務に対して意見できる風通しの良い職場にすることも大切なのです。
3．業務効率化のアイデアを盗め！

業務効率化を図りたいなら、成功したアイデアを盗むのが手っ取り早く失敗がありません。同業他社はもちろん、異業種でも業務効率化に成功している会社のアイデアを聞き出し盗んでしまうのです。

業務内容にかかわることを盗み出せば犯罪ですし、そもそも教えてはくれないでしょうが、業務効率化の成功事例なら快く教えてくれるでしょう。これらの情報を得るためにも、同業・異業種問わず交流会などに参加したり、本を読んで知識を蓄えると良いでしょう。

業務効率化に限らず何に関しても、事例のないものを一から作り出すよりも、成功した事例を参考に、自分達の使いやすいようにカスタマイズしてマネしてしまうのが一番です。無駄な労力を使わない。マネできるものはマネしてしまう。これこそが、業務効率化の第一歩ではないでしょうか。
4．業務効率化促進のセミナーに出席せよ！

先ほどの、アイデアを盗むということと似ていますが、業務効率化のアイデアを教えてくれる人やマネしたいものが見つからない場合は、セミナーに参加して教えてもらえばいいのです。

失敗するかもしれないことに、時間と労力とお金を費やすくらいなら、ある程度の費用をかけてでもプロに聴くのが一番です。業務効率化が成功すれば、その程度の費用はすぐに取り戻すことができるでしょう。

業務効率化促進のためのセミナーも多様化しており、業種や職種ごとに開かれています。業務効率化の根本的な考え方から、無駄の見つけ方、実際にどのように取り組むべきかなどを教えてもらえます。もちろん、参加者同士のディスカッションもあるでしょうから、情報共有や意見交換で新たな知識を得ることができるでしょう。
5．ルーチンワークを見直せ！

事務業務の業務効率化を図るために欠かせないのは、ルーチンワークの見直しです。事務はよほど突発的な問題が起こらない限り、日・月・年単位のルーチンワークで回っていると言っても過言ではありません。そしてこのルーチンワークこそが、見落としがちな無駄がたくさん潜んでいる業務なのです。

入社したときから疑いもなく毎日行っている業務が、もしかすると無駄だったかもしれません。まず、事務メンバー全員で話し合い、無駄な業務で省けそうなものを一度止めてみます。誰かが無駄だと感じている業務は、たいていの場合省いても問題ありません。辞めた当初に少し不安になるだけです。

無駄っぽいけど、止めるのはちょっとまずいかも。という内容は、他の業務とセットにできないかどうかを考えましょう。完全にゼロにはできなくても、1＋1＝2の業務量より1.5の方が手間がかかりません。

止めることも、何かと業務とセットすることも難しいけれど、どうもスムースにいかないという業務があるのなら、頻度を落とすか順番を変えてみましょう。毎日していたことを一週間に1度だけにしても問題ないかもしれません。

また、朝一番で時間と手間をとられていた業務を、夕方退社前にずらせば、それほど手間がかからないかもしれません。このように、頻度を下げるか順番を変えてみるのです。

事務の仕事はルーティンワークが多く、細かな業務がたくさんあります。これらを攻略できれば、ずいぶんと業務効率化が図れるはずです。
6．業務効率化を助けるツールを使用せよ！

業務効率化を図るために、便利なツールを利用するという方法もあります。現在は、役立つツールがインターネット上でたくさん提供されています。

たとえば「ID Manager」というツールでは、数あるパスワードをまとめて記憶させておくことができます。会社で与えられるパスワードには、無作為な英数字が並んでおり覚えにくいですよね。実はパスワードを忘れてしまい、業務の手が止まってしまうということは少なくありません。

他にも、「Clibor」はコピーしたデータを一定件数一時保存できます。これは意外と便利なもので、過去にコピーしたものを簡単にペーストできるため、何度も同じものをコピーする手間が省けます。このように、ちょっとした手間を無くしてくれるのがツールの魅力です。

職種によって、便利なツールは変わってくると思うので、ご自分にとって便利なツールをネットで調べてみると良いのではないでしょうか？それを社内でシェアするとより業務効率化を図ることができるでしょう。

便利なツールですが、使用するときに気を付けたい点があります。まず第一にスマホのアプリ同様、使用している人の数が多く評判がいいこと。動作が安定しているもの。さらに開発が続いているものです。せっかく業務効率化の為にいれたツールがきちんと動作せず、余計な手間がかかってしまったなんてことが無いようにご注意ください。
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業務効率化は身近なところにヒントあり！

業務効率化に取り組もうと思うと、なんとなく大それたことに感じることもあるでしょう。もちろん会社全体で一丸となって取り組むべきことですが、社員の個人的な意識レベルを少し上げるだけでも、十分に効果があります。

あなたの隣のデスクの人は、もしかしたら既に業務効率化を図るツールを利用しているかもしれません。目の前に座っている人は、少しでも効率よく業務に取り組むために、毎日何か一つアイデアを取り入れて業務に励んでいるかもしれません。

このように、一人ひとりが業務効率化に対する意識を高くもてば、それが全体の底上げになるのではないでしょうか？さらに、個人が取り組んで成功した業務効率化の事例を、社内でシェアすることでより一層の効果が表れるのです。

業務効率化とは大がかりなものばかりではなく、案外身近なところに改善のヒントが転がっているものです。そういった些細な改善を繰り返すことが、長い目で見ると大きな改善につながるのです。